Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng
Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà
Thông thường, trong các tòa chung cư thường có số lượng lớn người qua lại. Điều này rất dễ mất kiểm soát vấn đề vệ sinh của tòa nhà không hề dễ dàng. Chính vì vậy, cần phải có phương pháp quản lý vệ sinh tòa nhà.
Ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các kế hoạch vệ sinh tòa nhà. Cụ thể, cần vệ sinh từ khu ngoài nhà đến các khu căn hộ, nhà xe, thang máy,… Các bản kế hoạch vệ sinh cần đầy đủ và chi tiết nhất. Bên cạnh đó, ban quản lý cần đưa ra các quy định xử lý rác thải. Điều này giúp đảm bảo vệ sinh tòa nhà, nâng cao uy tín cho chủ đầu tư. Quy trình quản lý được triển khai như sau:
- Khảo sát cụ thể các hạng mục của tòa nhà.
- Đánh giá và lên kế hoạch vệ sinh từng hạng mục riêng biệt.
- Thực hiện các công tác triển khai.
- Xây dựng thêm các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả công việc.
Vệ sinh tòa nhà là một vấn đề cần thiết trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà. Các hoạt động triển khai đảm bảo thực hiện hằng ngày, hoặc định kỳ.
Các tòa nhà cao tầng đều có lượng khách hàng lớn với nhiều đối tượng khác nhau. Đó có thể là người thuê nhà, thuê văn phòng, thuê cửa hàng,… Xây dựng quy trình quản lý khách hàng khi tòa nhà có lượng cư dân và khách khổng lồ. Điều này bắt buộc ban quản lý cần có các giải pháp quản lý, kiểm soát hiệu quả.
Quy trình quản lý khách giúp ban quản lý dễ dàng hơn trong việc kiểm soát khách hàng. Quy trình quản lý khách hàng bao gồm:
- Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý. Bổ sung khách hàng mới và bỏ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.
- Quản lý khách sử dụng phòng họp.
- Khảo sát theo yêu cầu và mong muốn khách hàng.
- Xử lý các khiếu nại và thiết lập các biểu mẫu cần thiết.
- Trang trí và marketing theo yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo an toàn và an ninh của khách hàng trong tòa nhà.
- Quản lý quy trình vệ sinh của khách hàng.
- Quản lý các tài sản của khách hàng.
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.
- Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản của khách hàng.
- Các hình thức, thái độ, tác phong nhân viên với khách hàng.
- Quản lý các thiết bị, dịch vụ của tòa nhà chung cư.
Quy trình quản lý khách hàng cần có kế hoạch chi tiết. Các mục cần được nêu rõ ràng để đảm bảo việc chăm sóc khách hàng đơn giản, hiệu quả.
Quy trình quản lý các nhà thầu
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà tiếp theo đó chính là là quản lý nhà thầu. Đây là quy trình triển khai các công tác quản lý các chủ thầu đầu tư. Quy trình này rất cần thiết cho công tác quản lý vận hành tòa nhà. Nội dung của quy trình gồm:
- Tiếp nhận ý kiến của mọi người về các kế hoạch phát triển nhà thầu.
- Lên các kế hoạch mời thầu chi tiết.
- Các kế hoạch quản lý các nhà thầu.
- Kế hoạch chi phí với chủ thầu.
Quy trình quản lý an ninh tòa nhà
An ninh là vấn đề quan trọng trong quy trình quản lý, vận hành tòa nhà. Số lượng khách đông, tài sản nhiều nên đảm bảo an ninh là vô cùng cần thiết. Vì vậy, cần lập quy trình an ninh của tòa nhà để đảm bảo an toàn tốt nhất. Ban quản lý cần thiết lập:
- Các quy định về phòng cháy chữa cháy toà nhà, các biểu mẫu.
- Tuần tra thường xuyên bộ phận bảo vệ, huấn luyện về an toàn PCCC.
- Kiểm soát tài sản, hàng hoá, kiểm soát khách và nhân viên.
- Biết cách xử lý sự cố bảo vệ nhanh chóng.
- Thực hiện quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
- Xử lý các tình trạng khẩn cấp,…
Quy trình xây dựng quản lý an ninh tòa nhà cụ thể như sau:
- Khảo sát, nghiên cứu toàn bộ cấu trúc tòa nhà. Bao gồm toàn bộ thiết kế tòa nhà, lối ra vào,…
- Đánh giá tình hình và thực trạng an ninh của tòa nhà.
- Đưa ra các đề xuất bảo vệ an ninh, bố trí nhân viên bảo vệ.
- Lên kế hoạch cụ thể triển khai các hoạt động bảo vệ tòa nhà.
- Xây dựng các phương án dự phòng đề phòng có sự cố.
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học
Tòa chung cư có cơ sở, vật chất đồng bộ và hiện đại sẽ thu hút nhiều khách hơn. Chính vì vậy, cần có quy trình quản lý tòa nhà kỹ thuật, khoa học. Cụ thể ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các kế hoạch:
- Các quy trình bảo trì, bảo hành và sửa chữa tòa nhà.
- Kế hoạch bảo trì các công trình xây dựng.
- Kế hoạch bảo dưỡng máy điều hòa, thang máy,…
- Các quy trình trên giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu cần thiết của khách hàng. Không chỉ giúp thu hút nhiều khách hàng mà còn tăng uy tín cho chủ đầu tư. Quy trình được triển khai như sau:
- Kiểm tra, khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị tại tòa nhà.
- Đưa ra các đáng giá về thực trạng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà hiện tại.
- Đưa ra các đề xuất khắc phục các sự cố đã có từ trước.
- Lên kế hoạch các quy trình vận hành cụ thể (vận hành, bảo dưỡng, thay thế,…).
- Đưa ra đề xuất giải quyết các sự cố có thể phát sinh.
Quy trình quản lý, triển khai công tác quản lý tài chính
Quy trình này giúp cho công tác quản lý tài chính minh bạch, khai nhất và hợp lý. Đây là quy trình quan trọng trong các quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiện nay. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:
- Xây dựng và triển khai các kế hoạch, quy trình thu tài chính.
- Xây dựng và triển khai các kế hoạch, quy trình chi tài chính.
- Xây dựng các quy trình báo cáo thu chi thường kỳ, định kỳ.
- Lên kế hoạch chi tiết đảm bảo công tác quản lý tài chính giữa các bộ phận.
Trên đây là một số chia sẻ về quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiện nay. Mong rằng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích cho bạn. Giúp bạn dễ dàng hơn trong việc triển khai các công tác quản lý, vận hành tòa nhà chung cư của mình.
Nội quy tòa nhà văn phòng
Mỗi tòa nhà đều có một văn phòng quản lý riêng thường đặt dưới tầng hầm và chịu nhiều trách nhiệm đảm bảo cho tòa nhà luôn vận hành đúng yêu cầu. Một số nhiệm vụ chủ yếu mà văn phòng quản lý đảm nhận là: kỹ thuật, hệ thống điện nước, các dịch vụ vệ sinh, an ninh bảo vệ cũng như một số hoạt động của tòa nhà khác. Văn phòng quản lý sẽ có số điện thoại riêng để tiện cho khách hàng liên lạc mỗi khi có nhu cầu, hoặc đóng góp ý kiến đến ban quản lý nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao và vận hành tòa nhà tốt nhất có thể.
Giờ hoạt động của những văn phòng quản lý thông thường bắt đầu từ 7:30 và kết thúc lúc 17:00 các ngày trong tuần, linh hoạt khác nhau vào thứ bảy và đóng cửa vào chủ nhật, các ngày nghỉ lễ.
Trong suốt giờ hành chính, người quản lý luôn đảm bảo có mặt tại tòa nhà để kịp thời giải quyết các vấn đề hay nhu cầu của khách thuê. Nếu ngoài giờ hành chính, khách hàng cũng có thể liên lạc với ban quản lý tòa nhà theo số di động của quản lý trong trường hợp thật sự cần thiết.
Tòa nhà nào cũng sẽ có một đội ngũ nhân viên chuyên phụ trách các vấn đề liên quan tới kỹ thuật, đặc biệt là hệ thống điện trong khu vực làm việc của khách hàng. Một số công việc thường thấy là: thay bóng đèn, sơn phết lại những chỗ cũ kỹ,…
Mỗi tòa nhà đều sẽ đảm bảo với khách hàng về vấn đề an ninh, bảo vệ là trên hết. Theo đó, luôn có nhân viên bảo vệ túc trực 24/24 đã được đào tạo nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp và nhiệt tình giúp đỡ khách hàng mỗi khi có nhu cầu hoặc thông báo.
Khi có khách viếng thăm tòa nhà, bắt buộc phải đem theo CMND, khi đó quầy lễ tân sẽ cung cấp những chiếc thẻ khách cho phép ra vào. Sau mỗi ngày đều sẽ thu hồi lại.
Ngoài ra, nếu không có giấy ra cổng do ban quản lý tòa nhà ký và xác nhận, nhân viên làm trong văn phòng đều không được phép mang bất cứ đồ đạc nào của công ty ra ngoài, nhằm đảm bảo an ninh của tòa nhà.
Hơn nữa, nếu không có sự đồng ý, nhân viên cũng không được tự ý di chuyển đồ đạc, thiết bị trong văn phòng.
Thông thường tại các tòa nhà đều sẽ sắp xếp cho nhân viên làm vệ sinh mỗi ngày. Nhằm hạn chế sự ảnh hưởng bất tiện tới nhân viên làm việc, công việc vệ sinh văn phòng thường thực hiện vào lúc sáng sớm, giờ nghỉ trưa, hoặc sau giờ làm hành chính. Sẽ có quy định các nhân viên tự giữ tư trang của mình bằng tủ khóa đồ, đem lại sự an tâm cho mọi người. Như vậy, tòa nhà đã có những quy trình giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát đồ đạc, do đó, ban quản lý tòa nhà không chịu trách nhiệm giải quyết bất kỳ tổn thất, trộm cắp hay thất lạc trong thời gian nhân viên vệ sinh làm việc.
Bên ngoài văn phòng sẽ được lau dọn mỗi năm từ 1 đến 2 lần để đem lại sự mới mẻ và sạch sẽ của tòa nhà.
Để bảo đảm vệ sinh môi trường làm việc, tòa nhà có những nội quy bỏ rác đúng nơi quy định vào thùng rác đã được cung cấp trước đó. Công việc thu gom rác đem xuống tầng hầm sẽ do nhân viên vệ sinh của tòa nhà đảm nhận sau mỗi ngày làm việc.
Đối với những đồ vật kích cỡ quá lớn, có thể đặt kế bên thùng rác, sau đó cần hướng dẫn khi có nhân viên đến thu gom rác.
Tag: bán đẹp hà quận bảng tphcm a phủ hcm
